Optimización y mejora de una AE

¿Quieres conocer cómo optimizar o mejorar el rendimiento de tu AE?

1. Tener una buena estructura interna.

• Junta Directiva. La Junta Directiva se encarga de la gestión de la asociación de estudiantes. En ella se deben contemplar los cargos de presidente, vicepresidente, tesorero y secretario, y de un número indefinido de vocales con funciones de libre asignación.
• Los asociados no prestan, inicialmente, servicio a la asociación, si no que se benefician los servicios que le proporciona. A fin de asociarse, se deberá pagar, si así lo encuentra conveniente la junta directiva, una cuota anual.

 

2. Tener una buena comunicación entre los miembros de la AE.

• Todos los asociados deben estar al tanto de todas las novedades y noticias de interés.

• Reenviar siempre a los miembros de la Junta Directiva -en cc o cco- los correos que se envíen desde el correo oficial de la AE, optimizando el tiempo y ahorrando posibles malentendidos.

• Comunicar siempre al resto de la Junta Directiva las acciones que se han tomado de manera individual.

• Anunciar indisponibilidad y disponibilidad para evitar obstaculizar el normal desarrollo del trabajo llevado a cabo por la AE.

• Comunicar correctamente la división y la delimitación de las tareas individuales dentro de la Junta Directiva para favorecer la coordinación y la sincronización del proyecto global.

 

3. Un reparto equitativo de las tareas dentro de la Junta Directiva de la AE.

• Identificación de trabajos sistemáticos dentro de la AE para asignar funciones y optimizar la coordinación de los miembros de la Junta Directiva. Como por ejemplo:

• Atención del correo electrónico
• Redes sociales / Difusión de la información
• Diseño e impresión de carteles
• Captación de nuevos integrantes
• Organización de reuniones
• Creación de encuestas
• Captación de recursos
• Organización y gestión de proyectos
• Coordinación y desarrollo de proyectos
• Comunicación
• Archivo y base de datos

 

4. Tener una buena atmósfera de trabajo entre los integrantes de la Junta Directiva.

• Fomentar la atmósfera de compañerismo y compromiso por igual entre los integrantes, desarrollando una conciencia de equipo.
• Tener como norma escuchar y respetar la opinión individual de los integrantes del equipo.

• Hacer un reparto de tareas equitativo y procurar una igualdad de participación de los miembros.
• Procurar una evaluación periódica en la cual el intercambio de opiniones acerca del trabajo y la actitud frente al mismo de los compañeros resulte consecuente para el futuro de la junta directiva de la AE.

 

5. Trabajar por una organización brillante:

• Identificación de horarios disponibles generales en común -por ejemplo, a través de plataformas como doodle doodle.com – para la designación de reuniones sistémicas.

• Establecer procedimientos para atender asuntos imprevistos de forma urgente: videoconferencias, grupos de trabajo y de coordinación online.

• Establecer de manera clara los objetivos a corto, medio y largo plazo.

• Preparar adecuadamente un orden del día para organizar cada reunión.

• Buena redacción y actualización de las actas de cada reunión que recoja los puntos del día, las conclusiones, decisiones y las tareas asignadas a cada miembro de una forma concisa.

• Revisión de las actas anteriores al comienzo de cada reunión.

• Distribución sistemática de las tareas a realizar al final de cada reunión.

• Establecimiento de fechas límites en la realización de tareas.

 

6. Detectar correctamente las necesidades y características del colectivo estudiantil.

• Realización de encuestas.

• Establecimiento de un horario de atención a todos los estudiantes que quieran hacer uso de él.

• Establecimiento de un buzón de sugerencias, propuestas y quejas.

• Organización de Asambleas generales con el alumnado (al menos una al año).

• Identificación de las necesidades específicas estudiantiles por curso.